E-Defter Dosyalarının Gönderimi ve İkincil Kopyalarının Saklanması

E-Defter Dosyalarının Gönderimi

E-defter, kanunen tutulması zorunlu olan defterlerin elektronik ortamda uygun şekil ve standartların esas alınarak oluşturulduğu ve muhafaza edildiği uygulama alanıdır.E-defteri 2018 veya müteakip dönemleri içerisinde 5 milyon TL ve üzeri brüt satış hasılatı şartlarını gerçekleştiren mükellefler,e-faturaya geçme zorunluluğu olan mükellefler,TTK’nin 4. Maddesinde belirtildiği üzere bağımsız denetime tabi olan şirketlerin kullanma zorunluluğu gerekli kılınmıştır.E-defteri zorunlu ya da isteğe bağlı fark etmeksizin kullanan mükellefler için sistemde dosyaların oluşturulması ve Gelir İdaresi Başkanlığına gönderilmesi gerekmektedir.E-defterlerin gönderilmesi için öncelikle “edefter.gov.tr” den yapılacak başvuru ve standartlara uygun temin edilecek mali mühür (tüzel kişi ise mali mühür gerçek kişilerde ise elektronik imza) ile gerekli şartların sağlanması gerekmektedir.Ayrıyeten e-defter modüllerinin çalışması için Java’nın kurulu olması gerekir.DİA bu konuda sağladığı imkanlarla mükelleflere kolaylıklar sağlamaktadır.DİA üzerinden e-defter oluşturulabilir ve Gelir İdaresi Başkanlığı ile entegrasyonu sayesinde DİA üzerinden oluşturulan e-defter dosyaları (e-defter berat dosyaları) Gelir İdaresi Başkanlığına aktarılabilir.

E-Defter İkincil Kopyalarının Saklanması

E-defter kullanan mükelleflerin tuttukları e-defterleri 19/10/2019 tarihli ve 30923 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 1 sıra numaralı elektronik defter genel tebliğinde değişiklik yapılmasına dair tebliğde “e-defter dosyaları,berat dosyaları ve muhasebe fişlerinin muhafaza ve ibrazı” başlıklı bölümünde belirtilen maddeye uyarınca e-defter dosyalarının ikincil kopyalarını asgari 10 yıl olacak şekilde saklanması gerekli kılınmıştır.Saklama işlemini Gelir İdaresi Başkanlığının bilgi işletim sisteminde ya da Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından gerekli usul ve esasları sağlamış özel entegröterlerin bilgi işletim sistemlerinde gerçekleşmelidir.Bunun ile ilgili usul ve esaslar “edefter.gov.tr” de yayımlanan e-defter saklama kılavuzunda belirtilmiştir.DİA e-defter dosyalarını saklama hizmetinde bulunmuyor.Saklama işlemleri “e-defter.gov.tr” üzerinden indirilecek program ile gerçekleştirilecektir.İndirme işlemini gerçekleştirdikten sonra açılan pencerede dosya yolu belirleme kısmından dosya yolu oluşturulur ve son adım olarak zip formatındaki dosyalar dosya yolu kısmına yüklenir.Dosyaların sisteme yüklenme durumunu kontrol etmek için de e-defterler listesi ekranına bakılabilir.Oluşturulan e-defterlerin ikincil kopyalarının saklanması sorumluluğu mükellefe ait olup tanınan süre içerisinde sisteme yüklenmediğinde cezai sorumluluklar doğmaktadır.